„KSeF nie działa” – pierwszy dzień systemu i zderzenie teorii z praktyką

Pierwszy „roboczy” dzień funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur miał być początkiem nowej ery w rozliczeniach przedsiębiorców. Zamiast tego dla wielu firm okazał się testem cierpliwości, wiedzy technicznej i odporności na chaos. Choć KSeF formalnie działa od niedzieli 1 lutego, to właśnie poniedziałek stał się jego prawdziwym sprawdzianem - i od razu pojawiły się głosy: „KSeF nie działa”.

Od rana przedsiębiorcy w całej Polsce zaczęli obowiązkowo odbierać faktury poprzez centralny system. Wystawianie e-faktur dotyczy na razie głównie największych podmiotów – z obrotami przekraczającymi 200 mln zł w 2024 roku – choć przepisy przewidują liczne wyjątki. Przykładem są stacje paliw Orlen, gdzie do 1 kwietnia funkcjonują równolegle faktury z KSeF i tradycyjne dokumenty papierowe.

Entuzjazm miesza się z frustracją

W mediach społecznościowych szybko pojawiły się pierwsze opinie. Część przedsiębiorców chwaliła samą ideę systemu. Programista ze Śląska, Łukasz Firek, zwracał uwagę na uporządkowanie obiegu dokumentów i koniec faktur „krążących po mailach”. Podkreślał jednak, że choć KSeF spełnia podstawowe funkcje, wciąż wymaga wielu ulepszeń.

Znacznie więcej emocji wzbudziły jednak kwestie techniczne. Problemy pojawiały się głównie na etapie integracji KSeF z zewnętrznymi systemami księgowymi i narzędziami do obiegu dokumentów. Restaurator Jakub Teper wskazywał, że samo utworzenie kont w KSeF jest banalne, ale integracja z wykorzystywanym w firmie systemem SaldeoSMART szybko zamieniła się w serię pytań o certyfikaty, tokeny i uprawnienia.

Niektórzy przedsiębiorcy przyznawali wprost, że zmienili system księgowy tylko dlatego, że poprzedni nie oferował jasnej i sprawnej integracji z KSeF.

Problemy z logowaniem i komunikaty o błędach

Do listy trudności szybko dołączyły problemy z logowaniem przez profil zaufany. Przedsiębiorcy zgłaszali komunikaty o „nieoczekiwanym błędzie” oraz chwilową niedostępność systemu. Marek Łangalis z firmy dystrybuującej elementy stalowe przyznawał, że choć udało mu się ostatecznie zalogować, to zaraz potem natrafił na kolejne przerwy w działaniu.

Było wiadome, że na początku tak będzie, więc na razie nie ma co robić sensacji

– oceniał, choć jego wpis idealnie oddawał nastroje pierwszego dnia.

„Czas nauki i chaosu”

Zdaniem Moniki Piątkowskiej, doradcy podatkowego Fillup k24, po pierwszej dobie funkcjonowania system „zdał jeden z egzaminów”, bo wytrzymał napór użytkowników. Jednocześnie zaznaczała, że realna ocena stabilności KSeF będzie możliwa dopiero po kilku tygodniach ciągłej pracy.

Ekspertka nie owijała jednak w bawełnę: obecnie mamy do czynienia z czasem nauki i chaosu. Przedsiębiorcy testują system, sprawdzają procedury i… masowo jeżdżą na stacje benzynowe, by przekonać się, w jakiej formie otrzymają fakturę za paliwo. Sytuację dodatkowo komplikuje okres przejściowy, w którym część firm już działa w KSeF, a część jeszcze nie ma takiego obowiązku.

MF uspokaja, przedsiębiorcy testują

Resort finansów zapewnia, że zgłoszenia problemów technicznych są obsługiwane na bieżąco. Dyrektor Centrum Informatyki MF Roman Łożyński zachęca integratorów do raportowania usterek poprzez oficjalną stronę KSeF. Jednocześnie część użytkowników – jak Janusz Pietruszyński z serwisu Cire – informuje, że u nich system działa sprawnie, szybko i intuicyjnie.

To tylko potwierdza, że problemem nie zawsze jest sam KSeF, lecz sposób jego wdrożenia, konfiguracji i integracji z zewnętrznym oprogramowaniem.

Wnioski na start

Pierwszy dzień działania KSeF pokazał jedno: cyfrowa rewolucja w fakturowaniu nie odbędzie się bez potknięć. Przedsiębiorcy muszą zweryfikować swoje systemy, procedury i dostęp do faktur, a państwo – udowodnić, że centralny system jest w stanie działać stabilnie na masową skalę.

Na razie hasło „KSeF nie działa” jest bardziej wyrazem frustracji niż ostatecznym werdyktem. Jedno jest pewne: najbliższe tygodnie zdecydują, czy chaos pierwszych godzin był tylko etapem przejściowym, czy zapowiedzią dłuższych problemów.